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Tipps, Termine & Fristen

Die wichtigsten Termine und Fristen der digitalBAU, Aufbau- und Abbauzeiten sowie hilfreiche Tipps für Aussteller.

Schritt für Schritt zu Ihrem Messeauftritt

Nach der Aussteller-Anmeldung müssen Sie wichtige Schritte absolvieren, um erfolgreich als Aussteller teilnehmen zu können. Bitte folgen Sie den nachstehenden Anweisungen sorgfältig und beachten Sie die angegebenen Fristen.

1. Platzierungsprozess – Finden Sie Ihre perfekte Standfläche auf der digitalBAU

Nach Beginn der Platzierung erhalten Sie einen Platzierungsvorschlag per E-Mail an den in Ihrer Anmeldung genannten Korrespondenzkontakt.

  • Bitte überprüfen Sie diesen Vorschlag sorgfältig, insbesondere in Bezug auf Lage, Standtyp und Größe. Wenn alles Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie Ihre Standfläche durch Klicken auf den "Annehmen"-Button bestätigen und damit einen bindenden Vertrag abschließen.
  • Falls Sie eine andere Platzierung wünschen, klicken Sie bitte auf den "Ablehnen"-Button und beschreiben Sie Ihren bevorzugten Platzierungswunsch so detailliert wie möglich. Wir werden dann unser Bestes tun, um Ihnen einen neuen Platzierungsvorschlag innerhalb der Möglichkeiten zu unterbreiten.

Sobald Sie Ihren Standvorschlag bestätigt haben, erhalten Sie ab September 2023 Ihre Zulassungsrechnung. Weitere Informationen finden Sie unter "6. Rechnungsstellung – Zulassungs- und Abschlussrechnung".

2. Standbau – Den perfekten Messestand planen

In der über die Online-Anmeldung gebuchten Standfläche ist kein Standbau enthalten. Sie haben folgende Alternativen zur Erstellung Ihres Standes:

  • einen eigenen Standbau verwenden, natürlich unter Berücksichtigung der Technischen Richtlinien; Sie können Leistungen aus dem Aussteller-Shop wie z.B. Strom hinzubuchen
  • individuelle Bestellung von Ausstattung wie Strom, Trennwände, Möbel, Beleuchtung etc. (über den Aussteller-Shop)
  • Beauftragung eines Standbauers, z.B. meplan
  • Buchung eines Standpakets per entsprechendem Formular (siehe Aussteller-Shop), das alle notwendigen Basisleistungen außer der Standfläche enthält

Reichen Sie gegebenenfalls notwendige Unterlagen beim Technischen Ausstellerservice (TAS) ein, und zwar in folgenden Fällen:

  • Die Stand- oder Werbehöhe ist über 3m (Standplan)
  • die Standgröße ist über 100qm (Standplan)
  • es sind Standabdeckungen vorhanden (Standplan)
  • es wird ein Fahrzeug ausgestellt (Formular 1.2 „Anmeldung für vorbeugenden Brandschutz“ im Aussteller-Shop).

Standbau – Beratung & Kontakt

Technischer Ausstellerservice TAS3

Tel.: +49 89 949-21147

E-Mail: tas3@messe-muenchen.de

3. Aussteller-Shop – Alle Services für Ihren Messestand bequem online bestellen

Um Ihren Messestand perfekt auszustatten, bieten wir Ihnen eine Vielzahl von Leistungen wie Strom, Reinigung, Bewachung und Parkausweise an, die Sie ab Oktober 2023 über unseren Aussteller-Shop bequem online bestellen können.

  • Nachdem Sie Ihren Platzierungsvorschlag bestätigt haben, erhalten Sie per E-Mail Zugangsdaten zum Aussteller-Shop.
  • Bitte beachten Sie, dass es Bestelldeadlines gibt und bei sehr kurzfristigen Bestellungen Zuschläge erhoben werden können.
  • Eine Bewachung des Messestands ist nicht im Standardpaket enthalten, daher empfehlen wir Ihnen, bei Bedarf eine eigene Bewachung im Aussteller-Shop zu buchen.
  • Wenn Sie eine Abendveranstaltung an Ihrem Messestand planen, können Sie diese ebenfalls über das entsprechende Formular im Aussteller-Shop anmelden.
  • Ihre Ausstellerausweise können Sie ebenfalls über den Aussteller-Shop erstellen. Diese stehen Ihnen vollpersonalisiert und elektronisch als Mobile-Ticket für Smartphone und Tablet oder als Print@Home-Ticket zur Verfügung. Als Hauptaussteller haben Sie die Möglichkeit, über ein Kontingent an kostenfreien Dauer-Ausstellerausweisen zu verfügen, deren Anzahl in Ihrem Platzierungsvorschlag aufgeführt ist. Es werden nur genutzte Ausweise berechnet, wobei die zuerst genutzten automatisch als kostenfrei gelten.
    Bitte beachten Sie, dass auf der Koelnmesse im Auf- und Abbau sogenannte Auf- und Abbauausweise benötigt werden, die Sie für Ihre Standbauer und Dienstleister über den Ausstellershop kostenfrei bestellen können. Als Aussteller haben Sie über Ihre Ausstellerausweise Zugang im Auf- und Abbau. Sie benötigen keine zusätzlichen Auf- und Abbauausweise.

Bei Fragen steht Ihnen die Hotline des Aussteller-Shops gerne beratend zur Seite:

  • Tel.: +49 89 949-11588
  • E-Mail: shop@digital-bau.com

4. Ihr Eintrag im digitalBAU Ausstellerverzeichnis und im Visitor Guide

Ihr Eintrag im Ausstellerverzeichnis der digitalBAU wird vom Verlag NEUREUTER FAIR MEDIA GmbH betreut und ist somit unser einziger Partner in diesem Bereich.

  • Ab September 2023 erhalten Sie von dem Verlag den Korrekturabzug Ihres Eintrags. Bitte prüfen Sie diesen sorgfältig und geben Sie dem Verlag gegebenenfalls Rückmeldung.
  • Nutzen Sie die Chance, Ihren Eintrag im Ausstellerverzeichnis optimal zu gestalten, indem Sie die maximale Anzahl von drei Einträgen im Warenverzeichnis und drei Destinationen oder Marken ausnutzen (siehe auch Teilnahmebedingungen B, B10). Dadurch können interessierte Besucher Sie besser finden.
  • Im Visitor Guide haben Sie die Möglichkeit, weitere kostenpflichtige Leistungen wie das Einbinden Ihres Logos zu buchen.

Achtung!

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass Aussteller der digitalBAU häufig von fremden Firmen kontaktiert werden, die vermeintlich im Auftrag der Messe München handeln. Bitte beachten Sie, dass diese Firmen nicht von uns beauftragt wurden.

5. Auf- und Abbau – Praktische Tipps

Alle Informationen bezüglich Auf- und Abbau, Logistik und Verkehr auf dem Messegelände – z.B. Verkehrsleitfaden, Warenanlieferung, zugelassene Spediteure – finden Sie unter Logistik & Verkehr.

Bitte beachten Sie, dass auf der Koelnmesse im Auf- und Abbau sogenannte Auf- und Abbauausweise benötigt werden, die Sie für Ihre Standbauer und Dienstleister über den Ausstellershop kostenfrei bestellen können. Als Aussteller haben Sie über Ihre Ausstellerausweise Zugang im Auf- und Abbau. Sie benötigen keine zusätzlichen Auf- und Abbauausweise.

6. Rechnungsstellung – Zulassungs- und Abschlussrechnung

Sobald Sie Ihren Standvorschlag bestätigt haben, erhalten Sie ab September 2023 Ihre Zulassungsrechnung.

  • Bitte beachten Sie, dass die Rechnung grundsätzlich auf die als Aussteller angemeldete Firma ausgestellt wird. Sollten Sie einen abweichenden Rechnungsempfänger wünschen, kontaktieren Sie bitte frühzeitig die Projektgruppe per E-Mail an projektleitung@digital-bau.com , um ein entsprechendes Formblatt anzufordern und zurückzusenden.
  • Mitaussteller können keinen abweichenden Rechnungsempfänger angeben.
  • Nachträgliche Rechnungsänderungen werden mit 50 EUR in Rechnung gestellt.

Die Abschlussrechnung wird Ihnen etwa 4 bis 6 Wochen nach der Messe zugestellt. Dabei wird der auf der Zulassungsrechnung aufgeführte Posten "Vorauszahlung für Serviceleistungen" berücksichtigt.

Bestelltermine und Deadlines

ThemaTermin

Hauptaussteller-Anmeldung/Platzierungsbeginn

Ende Juli/Anfang August

Prüfung des Korrekturabzugs für Eintrag im Online-Katalog auf digital-bau.com und ggf. Buchung weiterer kostenpflichtiger Leistungen

ab September 2023

Buchung von Werbeflächen, Speaker Slots und Sponsoring

nach Bestätigung der Standfläche

Versand der Zulassungsrechnungen

ab September 2023

Onlinegang des Aussteller-Shops

ab Oktober 2023

Bestellung von technischen Services
über den Aussteller-Shop

bis 9. Januar 2024,
danach Verspätungszuschläge möglich

Bestellung von Parkausweisen mit Vorabversand per Post über den Aussteller-Shop: Übersee und Italien

bis 9. Januar 2024
danach nur noch Abholung vor Ort

Bestellung von Parkausweisen mit Vorabversand per Post über den Aussteller-Shop: innerhalb Europas

bis 9. Januar 2024
danach nur noch Abholung vor Ort

Bestellung von Parkausweisen mit Vorabversand per Post über den Aussteller-Shop: Deutschland

bis 9. Januar 2024
danach nur noch Abholung vor Ort

Einreichung von Plänen besonderer Standkonzepte zur Planfreigabe

bis 9. Januar 2024

Mitaussteller-Anmeldung

laufend, möglichst bis 6. Februar 2024

Aufbau

18. Februar 2024, 07:00 - 22:00 Uhr
19. Februar 2024, 07:00 - 18:00 Uhr
Aufbau dekorativ am 19. Februar 2024 bis 20:00 Uhr

Abbau

22. Februar 2024, 16:00 - 24:00 Uhr
23. Februar 2024, 07:00 - 18:00 Uhr

Versand der Abschlussrechnungen

4 bis 6 Wochen nach Messeende